Вы сейчас просматриваете Удаленные сотрудники: как их контролировать и мотивировать

Удаленные сотрудники: как их контролировать и мотивировать

Многие руководители опасаются переводить своих сотрудников на удаленный формат работы. Одна из причин: им кажется, что удаленщики посвящают работе гораздо меньше времени, чем штатные сотрудники. Это, по их мнению, напрямую влияет на общую эффективность работы команды и в конечном счете сказывается на доходности бизнеса. 

Так ли это в действительности, как контролировать работу удаленных сотрудников и мотивировать их? Сегодня делимся опытом: даем подборку инструментов для удаленного контроля и говорим о лайфхаках для мотивации.

Как и зачем контролировать удаленных сотрудников

Казалось бы, зачем взрослому человеку контроль? Но даже у самого ответственного работника на удаленке могут возникать отвлекающие факторы. Если задача несрочная, может появиться какой-то соблазн отложить ее и заняться более приятным делом. 

Контроль действительно помогает повысить эффективность работы. А осознание того, что тебя контролируют, помогает сотруднику сосредоточиться на выполнении задач. 

Кстати, на законодательном уровне этот вопрос также решен. 

Работодатель имеет право контролировать своих сотрудников, но только с их согласия. 

В любой компании есть правила трудового распорядка. Достаточно включить в них соответствующий пункт, ознакомить с ними работника и получить его подпись, которая и подтверждает согласие на контроль.

Есть два основных метода контроля удаленных сотрудников:

  1. Постоянный контроль. Сейчас это сделать несложно, так как существует много специальных программ, которые устанавливаются на ПК, ноутбук или смартфон. Программа будет фиксировать буквально каждое действие удаленного сотрудника – вплоть до нажатия клавиши и каждой открытой вкладки браузера. Работодатель может ознакомиться с кратким отчетом или открыть полную историю действий.
  2. Контрольные точки или предоставление отчетов о выполнении задач за определенный период. Вариантов много — например, можно предложить сотруднику заполнить определенную форму и отправить ее руководителю в мессенджере. Или предложить вариант ежедневных планерок по видеосвязи.

Выбор варианта контроля зависит от вида и количества задач, которые возлагаются на удаленного сотрудника, а также от внутренних бизнес-процессов компании. 

Постоянный контроль нужен в тех сферах, где сотрудники выполняют рутинные задачи, а контрольные точки подойдут, когда важен именно результат.

В бюро переводов iTrex мы используем специальные системы, которые контролируют процесс выполнения перевода. Они позволяют видеть, сколько процентов работы уже сделано, и контролировать качество выполнения на всех этапах. 

Инструменты контроля

Нижеописанные программы будут полезны для постоянного отслеживания выполнения задач. Для контрольных точек можно использовать карточки в Trello, шаблонные отчеты в CRM-системе или отчеты в свободной форме в чатах Телеграм — например.

В iTrex мы используем специализированную проектную систему для бюро переводов — XTRF и AmoCRM. Эти инструменты помогают хранить информацию и обмениваться ей. Менеджеры и сотрудники могут видеть статус каждой конкретной задачи. Также в системе отображается степень загруженности удаленного сотрудника или даже целого отдела. Участники проекта получают уведомления о завершении и начале каждого рабочего этапа. Таким образом количество «зависших» задач сводится к минимуму.

Кроме того, контролировать работу удаленных сотрудников iTrex помогают чаты и карточки задач в Trello. С их помощью передаются дополнительные задачи, которые не входят в перечень привычных задач, и решаются срочные вопросы. Система Trello автоматически отправляет отчеты о состоянии дел в компании.

CrocoTime

Программа не только подсчитает потраченное на выполнение работы время, но и покажет, как удаленный сотрудник им распорядился. Кроме того, вы сможете узнать, какими сайтами и приложениями пользовался работник. Есть облачная и локальная версия программы.

  1. Облачная версия подходит для работы онлайн. За каждого контролируемого сотрудника нужно заплатить 250 рублей в месяц.
  2. Локальная версия — для работы офлайн. Стоимость бессрочной лицензии зависит от количества удаленных сотрудников.

Обе версии можно использовать бесплатно в тестовом режиме в течение 2 недель.

Bitcop

Так же, как и предыдущий инструмент, позволяет следить за временем, потраченным на работу, и используемыми ресурсами. Через фиксированные промежутки времени программа делает скриншоты экрана. Сервис умеет блокировать доступ к определенным сайтам — например, соцсетям и форумам.

Работодатель моментально получает уведомление о нарушении и может видеть историю посещений сайтов сотрудника. Встроенная система позволяет защищать конфиденциальную информацию. Производитель инструмента также предлагает как облачную, так и локальную версию программы.

  1. Облачная версия — стоимость месячной подписки на одного сотрудника составляет 99 рублей.
  2. Локальная версия — лицензия бессрочная, а контроль одного сотрудника вам обойдется в 3300 рублей.

Функционал сервиса можно оценить в тестовом бесплатном режиме, но только на примере одного сотрудника.

StaffCop

Базовые возможности программы представлены все тем же учетом рабочего времени и возможностью делать скриншоты экрана. Отчет об использованных сайтах и приложениях также доступен руководителю, причем программа делит их на продуктивные и непродуктивные. Каждое нарушение режима будет известно работодателю — программа отправит ему уведомление об этом.

Кроме того, в любой момент можно подключиться к рабочему столу удаленного сотрудника и посмотреть, чем он занимается в данный момент. Стоимость инструмента зависит как от количества сотрудников, так и от выбранных возможностей. Есть бесплатная демоверсия.

Kickidler

Программа позволяет вести учет рабочего времени удаленного сотрудника и получать отчет о его действиях или бездействии. Все данные, в том числе используемые приложения и сайты  автоматически заносятся в табель. Для каждого сотрудника можно задать индивидуальные настройки.

Помимо доступа к рабочему столу руководитель получает возможность удаленно восстанавливать или удалять информацию, настраивать программы. В отчете вы можете найти видео, записанное с рабочего стола сотрудника. Выбирать можно между облачной и локальной версией:

  1. Облачная версия. Стоимость – от 300 рублей ежемесячно за одного контролируемого сотрудника.
  2. Локальная версия. Стоимость зависит от функционала и количества сотрудников.

Оценить возможности программы можно в тестовом режиме бесплатно, а затем принять решение об оформлении подписки или покупке инструмента.

Инструменты контроля будут работать еще эффективнее, если их сочетать с правильной мотивацией. 

Как и зачем мотивировать удаленных сотрудников

Удаленный формат работы иногда создает сложности не только руководителей, но и для самих сотрудников. Особенно это касается эмоциональной составляющей. Так, если работа организована в офисе, то эмоциональное выгорание сотрудника сложно пропустить. С удаленкой дело обстоит сложнее — руководитель не видит человека, и ему сложно оценивать настрой. Но это возможно, если уделять внимание мотивации и организации рабочего процесса.

7 советов, которые помогут вам держать руку “на пульсе” мотивации удаленных сотрудников.

  1. Правильное знакомство. На этапе знакомства и погружения нового сотрудника в рабочую обстановку важно обеспечить его всей необходимой информацией. Это будет способствовать скорейшей адаптации. Можно “прикрепить” к нему более опытного сотрудника в качестве наставника, новичок будет чувствовать поддержку и быстрее погрузится в рабочие процессы.
  2. Укрепление связи. Корпоративной культуре офисных сотрудников обычно уделяют много внимания. Но не стоит забывать и об удаленщиках. Хотя бы раз в неделю можно устраивать нерабочие созвоны (например, в пятницу).
  3. Правильная организация рабочего места. Можно доверить все самому сотруднику, но многие руководители с удовольствием принимают участие в этом процессе и таким образом проявляют заботу об удаленщике. В частности, берут на себя часть расходов на оборудование, ПО, интернет и мобильную связь. 
  4. Качественное общение. Недостаток живого общения – одна из причины эмоционального выгорания на удаленке. Если коллектив небольшой, именно с закрытия этой потребности стоит начинать каждый рабочий день. Например, можно перед началом рабочего дня обзванивать удаленных сотрудников, интересуясь их самочувствием, настроением и планами.
  5. Забеги на 100-метровку. Речь идет не о занятиях спортом, хотя и они очень полезны. Лучше ставить перед сотрудником краткосрочные задачи, так как длинная дистанция может привести к хронической усталости. И еще: если человек успел зарекомендовать себя ответственным сотрудником, дайте ему больше свободы в распределении задач.
  6. Личное время. Руководители, которые требуют от удаленных сотрудников чуть ли не круглосуточной вовлеченности в рабочий процесс, очень быстро их теряют. Сотрудник просто не выдерживает такой нагрузки. Человек должен иметь возможность переключаться из режима “работа” в режим “дом”.
  7. Гибкий график. Если речь идет о работе на результат, а не о выполнении рутинных задач, то сотрудник может сам решать, когда выполнять поставленные задачи. Но с этим нужно быть осторожным, ведь есть категория удаленщиков, которые могут “сесть на шею”.

И, конечно, важна постоянная обратная связь, которая помогает удаленному сотруднику почувствовать себя «в обойме».

Менеджеры iTrex не только постоянно дают обратную связь переводчикам, но и регулярно напоминают им, что они могут в любое время обращаться с возникающими проблемами. А постоянная обратная связь в виде правок и рекомендаций по улучшению перевода позволяет как контролировать выполнение работ, так и повышать квалификацию переводчика.

Как создать теплую обстановку в коллективе

Самое время резюмировать. Помимо контроля, перед руководством любой компании стоит сложная задача – не утонуть в рутине текущих дел и создать психологически комфортную атмосферу.

Добиться этого можно с помощью несложных инструментов:

  1. Рабочий чат. Здесь сотрудники обсуждают как рабочие моменты, так и не очень. Удаленный сотрудник может написать сюда, если заболел или по каким-то причинам делает паузу в своей работе. В этом случае менеджер всегда может написать в личку, чтобы узнать, не нужна ли какая-то помощь со стороны компании.
  2. Неформальное общение. Важно и без повода интересоваться делами своих удаленных сотрудников. Поверьте: им будет это очень приятно. Помимо рабочих вопросов, всегда можно выяснить, как у человека обстоят дела в семье и какие планы у него на выходные. Это практика, кстати, широко используется нами в iTrex. Поэтому даже в кризисные периоды в нашем большом коллективе всегда царит дружеская и теплая атмосфера.
  3. Взаимопомощь и поддержка. Конечно, если в компании работает более тысячи удаленных сотрудников, помочь каждому невозможно. Но по мере возможности нужно стараться это делать. Например, если человеку поможет решить проблему то, что мы раньше выдадим зарплату или временно снизим нагрузку, стоит идти навстречу. 

Удаленная работа — уже скорее норма, нежели редкость. Во многом такому «сдвигу» поспособствовала пандемия. Тогда руководители массово столкнулись с проблемой контроля и мотивации удаленных сотрудников. Сплоченные командырассыпались, как карточные домики. 

Чтобы этого не произошло, берите в работу советы, которыми мы поделились в статье и выстраивайте эффективные бизнес-процессы вне зависимости от того, в офисе или удаленно работают ваши сотрудники. 

А если вам нужен качественный перевод в короткие сроки, мы всегда рядом. Наш email: client@itrex.ru, телефон: +7 (495) 739-5696 (для звонков) или +7 (925) 801-7821 (WhatsApp и Telegram).

 


Часто задаваемые вопросы

Как контролировать удаленных сотрудников?

Контроль удаленных сотрудников — непростая задача. Традиционные методы контроля, такие как наблюдение за сотрудниками и контроль их рабочего времени, не всегда применимы в случае удаленной работы.

Вот несколько советов по контролю удаленных сотрудников:

  • Установите четкие цели и ожидания
  • Используйте инструменты управления проектами
  • Организуйте регулярные встречи
  • Поощряйте общение

Как мотивировать удаленных сотрудников?

Вот несколько советов по мотивации удаленных сотрудников:

  • Помогите удаленным сотрудникам почувствовать, что они являются частью команды и что их вклад ценится.
  • Предоставьте удаленным сотрудникам гибкий график работы, который позволит им работать в удобном для них режиме.
  • Убедитесь, что удаленные сотрудники имеют доступ к необходимым инструментам и ресурсам для выполнения своей работы.
  • Поощряйте удаленных сотрудников общаться друг с другом и с менеджерами.

Какие преимущества дает управление удаленными сотрудниками?

Управление удаленными сотрудниками может дать следующие преимущества:

  • Удаленная работа может помочь снизить затраты на аренду офиса и другие расходы.
  • Удаленная работа может помочь увеличить производительность сотрудников, поскольку они могут работать в удобном для них режиме.
  • Удаленная работа может обеспечить комфорт сотрудникам, поскольку они могут работать из дома или из любого другого удобного для них места.

Добавить комментарий